Bienvenue sur notre page dédiée à la protection des données personnelles collectées et traitées à partir du site Internet de présentation de notre entreprise SonoMind (ci-après le « Site »). Grâce à la présente politique de confidentialité, SonoMind souhaite vous fournir des informations sur la manière dont nous traitons les données personnelles des professionnels de santé et des patients dans le cadre de nos activités médicales et commerciales réalisées sur le Site ainsi que lors de nos interactions avec vous via le Site.

Article 1. Définitions

Les termes utilisés ci-dessous et non définis ont la signification qui leur est donnée à l’article 4 du Règlement Général sur la Protection des Données UE n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (le « RGPD »), tel que complété par le droit national et communautaire applicable, notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés en vigueur à la date des présentes (la « loi Informatiques et Libertés » ou « LIL »), ainsi que tout référentiel, toute préconisation ou recommandation de la CNIL applicable (ensemble le « Droit des Données »).

Article 2. Présentation de SonoMind

SonoMind (RCS Paris 929 049 187, 2-10 rue Oradour sur Glane, 75015 Paris, France) est une société spécialisée dans le développement de technologies de neuromodulation ultrasonore pour le traitement des troubles psychiatriques et neurologiques, dont la dépression résistante. Sa technologie, fondée sur 25 ans de recherche académique, permet aux établissements de santé et structures de soins (les « Établissements ») de proposer à leurs patients un traitement non invasif et précis ciblant les régions profondes du cerveau, via l’utilisation d’un dispositif médical ou « DM ». Le Délégué à la Protection des Données (DPO) de SonoMind est Mme Ketty Kichenin, que vous pouvez contacter soit par courrier à l’adresse postale mentionnée ci-dessus, soit par courrier électronique à l’adresse contact@sonomind.com.

Article 3. Responsabilités et finalités des Traitements

SonoMind procède à plusieurs traitements sur le Site en tant que responsable de traitement :

• Pour l’utilisation et le fonctionnement de notre Site ;
• Pour répondre à vos demandes envoyées via notre formulaire de contact, notamment en cas de candidature pour devenir patient d’un de nos essais cliniques ;
• Pour votre inscription à notre newsletter ; et
• Pour vous permettre de postuler à nos offres de travail.

Ce Site n’est pas destiné ou conçu pour les communications concernant les obligations de matériovigilance, l’information médicale ou les réclamations et/ou questions concernant la sécurité, la qualité ou la performance des dispositifs médicaux de SonoMind. Si vous souhaitez signaler des effets indésirables ou autres réclamations relatives à l’utilisation d’un dispositif médical de SonoMind : Pour les patients : vous pouvez contacter votre professionnel de santé (par exemple votre médecin traitant ou votre pharmacien, ou l’opérateur ayant utilisé le dispositif médical avec vous) ou rendez-vous sur le portail de signalement des évènements sanitaires indésirables du ministère de la santé. Pour les professionnels de santé : vous avez l’obligation de notifier l’ANSM via le portail de signalement des évènements sanitaires indésirables du ministère de la santé. Si vous êtes rattaché à un établissement client de SonoMind, vous avez accès à la plateforme VENICE de SonoMind, sur laquelle vous pouvez formuler toute réclamation et/ou notifier tout incident ou effet indésirable.

Article 4. Données personnelles collectées

Les données personnelles sont collectées directement auprès des personnes concernées, notamment via les formulaires et procédures mises à disposition sur le Site, ainsi que par tout autre canal de communication (courriers électroniques, événements). D’autres données sont également collectées indirectement via des cookies et d’autres technologies de suivi.

Données d’identification :

identité, coordonnées, statut (patient, professionnel, particulier, etc.), autres informations fournies lors de votre demande (contenu des messages, journalisation dans notre CRM) ;

Données de navigation : informations sur votre utilisation du site, adresse IP, navigateur et système d’exploitation ;

En cas de candidature :

• Pour devenir patient : données de santé, pathologie, raisons pour candidater, etc.
• Pour candidater à une offre de travail : CV, lettre de motivation, compétences et disponibilités, etc.

Article 5. Base légale

Les données fournies via le formulaire de contact ou la procédure de candidature sont collectées et traitées sur la base de votre consentement. A ce titre, SonoMind vous a expressément demandé de confirmer votre consentement pour la communication de données de santé, qui bénéficient d’une protection renforcée. Dans tous les cas, votre consentement explicité peut être retiré à tout moment, sans que cela ne porte atteinte à la licéité du traitement réalisé avant ce retrait, en contactant SonoMind aux coordonnées indiquées ci-dessus. Les données collectées via nos technologies de suivi sont collectées sur la base de l’intérêt légitime de SonoMind à comprendre votre navigation sur notre Site et à en améliorer les fonctionnalités et l’ergonomie. Aucune donnée d’identification ou de candidature n’est collectée de cette manière. Vous pouvez vous opposer à la collecte de ces données en refusant l’installation des cookies qui ne sont pas strictement nécessaires à votre navigation, ou à tout moment en contactant SonoMind aux coordonnées indiquées ci-dessus. Attention, en cas de retrait de votre consentement pour le traitement de vos données, notamment en cas de candidature, SonoMind ne sera plus en mesure de traiter votre demande ni de vous répondre – vos données étant alors soit archivées soit supprimées, et rendues inaccessibles et inutilisables pour les équipes de SonoMind.

Article 6. Destinataires des données personnelles

Les données personnelles des personnes concernées sont susceptibles d’être communiquées aux catégories de destinataires suivantes, dans la stricte limite de ce qui est nécessaire au regard de la finalité poursuivie

6.1. Au sein de SonoMind

• L’équipe de gestion des relations client, qui assure la gestion quotidienne du Site, et qui va recevoir et trier vos demandes afin de les rediriger vers les équipes pertinentes ;
• Pour les candidatures en tant que patient, l’équipe clinique de SonoMind et, les cas échéant, les centres médicaux d’investigation
• Pour les candidatures aux offres d’emploi, la direction et les ressources humaines de SonoMind. L’accès aux données personnelles est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

6.2. Auprès de tiers

• Avec le prestataire hébergeur du Site, qui est sous-traitant de SonoMind. Ce prestataire agit exclusivement sur instruction de SonoMind et est soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité.
• Avec ses conseils juridiques, avocats, médiateurs et autorités de contrôle, le cas échéant. SonoMind ne communique jamais les Données Personnelles des personnes concernées à des tiers à des fins commerciales.

Article 7. Durées de conservation

• Utilisation du Site : les données sont conservées pour la durée de visite sur notre Site.
• Newsletter : les données sont conservées pour la durée de l’abonnement à la newsletter, puis sont archivées pour une durée de cinq ans
• Formulaire de contact : par défaut, les données sont conservées trois (3) ans à compter du dernier contact. Par dérogation à ce qui précède :
  • Candidature patient : les données sont conservées pour une durée de cinq (5) ans à compter du recueil du consentement de la personne concernée. À l’issue de cette période, SonoMind contacte la personne concernée afin de recueillir, le cas échéant, un renouvellement de son consentement. En l’absence de réponse ou en cas de refus, les données personnelles sont supprimées. 
  • Candidature salarié : les données sont conservées pour la durée de processus de recrutement, avant d’être archivées pour une durée de deux ans.
• Cookies et dispositifs de suivi : séparément de la durée de vie des cookies eux-mêmes, les
  données collectées sont conservées pour une durée de trois ans à compter de leur collecte,
  puis supprimées.

Article 8. Transferts de Données Personnelles hors de l’Union européenne

SonoMind héberge l’ensemble des données personnelles collectées dans le cadre de ces traitements sur des serveurs localisés au sein de  l’Union européenne, via son hébergeur
O2Switch, dont les infrastructures sont situées en France. O2Switch s’engage à ne pas transférer ces données personnelles hors de France, sauf instruction de SonoMind. Les Établissements et autres destinataires des données peuvent mettre en place des traitements comportant des transferts internationaux de données, en tant que responsables de traitement indépendants de SonoMind. Nous vous invitons à contacter ces tiers ou à consulter leurs politiques de confidentialité à ces fins.

Article 9. Droits des personnes concernées

Chaque personne concernée par un traitement bénéficie de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité, ainsi que, sous certaines conditions, du droit à la portabilité de ses données et du droit de formuler des directives posthumes. Dans ce cadre, vous pouvez adresser vos demandes d’exercice de droits au DPO de SonoMind aux coordonnées suivantes :
Mme Ketty Kichenin
DPO de SonoMind
2-10 rue Oradour sur Glane
75015 Paris, France

contact@sonomind.com.

SonoMind s’engage à répondre à toute demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prorogé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou multiple, après information préalable. Une pièce justificative d’identité pourra être demandée. Toute personne concernée qui estime que ses droits ne sont pas respectés dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), autorité de contrôle française compétente :
CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07; www.cnil.fr

Article 10. Mesures de protection des Données Personnelles

SonoMind met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité particulière des données personnelles traitées dans le cadre des traitements réalisés via le Site, notamment pour les données de santé, qui sont des catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD. Les mesures mises en place sont notamment les suivantes :

• Charte informatique : applicable à l’ensemble des collaborateurs, encadrant les bonnes
  pratiques en matière de traitement des données personnelles.
• Contrôle des accès : l’accès aux données personnelles est strictement limité aux personnes
  habilitées, par identifiant et mot de passe individuels.
• Limitation des habilitations : les équipes de SonoMind n’ont accès aux données que dans la
  mesure du nécessaire et n’ont pas accès aux mêmes données.
• Journalisation des accès : un audit trail enregistre l’ensemble des connexions et des
  opérations réalisées sur les données personnelles de santé, afin de permettre la détection de
  tout accès non autorisé.
• Séparation des bases de données : les données des patients potentiels sont stockées sur un
  fichier dédié, distinct de la base de données des patients utilisant les dispositifs médicaux.
  Dans les deux cas, l’accès à ces bases de données est strictement limité aux personnes
  habilitées.

Malgré ces mesures, aucun système n’est infaillible. En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, SonoMind en informera ces dernières dans les meilleurs délais, conformément à ses obligations légales.

Article 11. Cookies

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte stocké sur votre appareil lors de la visite de notre site. Il permet de collecter des informations sur votre navigation (par exemple votre langue préférée ou les paramètres du site) que votre navigateur peut (en fonction de la durée de vie du cookie) nous retransmettre lors de votre prochaine visite sur notre Site.

Types de cookies utilisés :

• Cookies strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement du site.
• Cookies analytiques : fournissent des statistiques sur l’utilisation du site.
• Cookies marketing : suivi de la navigation des visiteurs sur et en dehors du site.

Gestion des cookies :
Nous utilisons Complianz pour gérer les cookies et obtenir votre consentement. Complianz est une solution conforme au RGPD qui vous permet de contrôler les cookies déposés sur votre appareil. Lors de votre premier accès à notre site internet, un bandeau apparaîtra, vous demandant de nous donner votre consentement à la mise en place de cookies facultatifs. Si
votre consentement est donné, nous placerons un cookie sur votre ordinateur et le bandeau
n’apparaîtra plus tant que le cookie sera actif. Après l’expiration de la durée de vie du cookie, ou si vous supprimez activement le cookie, le bandeau réapparaîtra lors de votre prochaine visite sur notre site internet et vous demandera à nouveau votre consentement.

Durée de conservation des cookies :
Les cookies sont conservés pour une durée de 13 mois après leur premier dépôt dans l’équipement terminal de l’utilisateur.

Gestion des cookies :
Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies via l’interface Complianz disponible sur notre site. Vous pouvez également modifier les paramètres de votre navigateur pour gérer ou supprimer les cookies. Les instructions pour modifier ces paramètres sont disponibles pour les navigateurs les plus courants comme ChromeTM, FirefoxTM ou SafariTM.

Article 12. Liens vers des sites tiers

Le site peut contenir des liens hypertextes vers des sites de tiers. SonoMind ne peut pas contrôler ni garantir le respect de la vie privée sur ces sites. Il est recommandé de consulter leurs propres politiques de confidentialité.Nous incluons également des services tiers et/ou du contenu de tiers sur le Site. Lorsque vous utilisez les fonctionnalités de ces services tiers (ex : bouton de partage sur un réseau social) ou ces contenus tiers (exemple : lecture d’une vidéo YouTube intégrée au Site, SonoMind permet l’utilisation de cookies tiers (installé par un tiers au Site), permettant le partage de contenus du Site à travers les réseaux sociaux ou de consulter des contenus provenant de réseaux sociaux sur le Site. Ces cookies tiers permettent également aux réseaux sociaux de croiser vos données de navigation avec les autres données qu’ils collectent sur vous, ainsi que de cibler leurs offres publicitaires. Ils sont gérés par les éditeurs des réseaux sociaux respectifs. Pour plus d’informations sur le cadre et la finalité de collecte et traitement de vos données, veuillez consulter les politiques de confidentialité des fournisseurs dont les services et/ou contenus sont inclus et qui sont responsables de la protection de vos données une fois que celles-ci lui sont transférées : SonoMind peut être amené à transférer vos données collectées sur le Site à LinkedIn, qui les réutilise à des fins de profilage publicitaire selon les conditions de la Politique de confidentialité et de la politique cookies de LinkedIn ;SonoMind transfère vos données collectées sur le Site à Google LLC et Google France, qui les traitent à des fins de fourniture des vidéos YouTube, à des fins de de maintenance, afin de vous adresser des publicités ciblées ou en interconnexion avec d’autres services Google aux fins de profilage publicitaire, selon les conditions de la Politique de confidentialité et de la politique cookies de YouTube.

Article 13. Modifications de la présente Politique

SonoMind se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment, notamment pour se conformer à toute évolution du Droit des Données, à une décision de la CNIL ou à un changement dans ses pratiques de traitement. En cas de modification substantielle affectant les droits des personnes concernées ou les traitements de leurs données personnelles, SonoMind en informera les personnes concernées par tout moyen approprié avant l’entrée en vigueur des changements. La version applicable est toujours la dernière version en vigueur communiquée par SonoMind. La date de mise à jour figure en tête du document.